Çeliği ton fiyatına bakarak seçmeyin: kontrolsüz yolladığımız 70 ton bize ne öğretti

Not: Bu yazı büyük ölçekli endüstriyel projelerdeki satın alma deneyimime dayanıyor. Firma ve proje adlarını vermiyorum. Rakamlar yaklaşık ve yuvarlanmış. Yalnızca anlatmak için kurduğum senaryoları "örnek" diye işaretledim.

Montaja hazır yaklaşık 70 ton yapısal çeliği kontrolsüz olarak yola çıkardık. Sahaya vardığında yaklaşık 50 tonunda kaynak hatası vardı.

O günden sonra çelik tekliflerine bakışım değişti. Teklifler masaya geldiğinde herkes ton fiyatına bakar. Ben artık fiyatın altındaki şeye bakıyorum: ağırlık neye göre hesaplanacak, ürünü fabrikadan kim çıkaracak, boya kimin işi, revizyon gelirse ne olacak, para ne zaman çıkacak. Bu beş soruya sözleşmede cevap yoksa, fiyat ne kadar iyi görünürse görünsün, farkı sonradan ödersiniz.

1. "Ton" dediğimiz şey tam olarak hangi ton?

Süreç genelde aynı başlar. Yapısal çelik için bir çizim paketi (PDF) gelir. Çizimlerden malzeme metrajı çıkarılır, toplam ağırlık hesaplanır ve RFQ hazırlanır. Aynı RFQ tüm tedarikçilere gönderilir. Bu kısım satın almacının işinin temelidir.

Asıl zorluk, gelen teklifleri doğru işlemektir. Karşılaştırmak için fiyatları bir şeye sabitlemeniz gerekir ve sabitlersiniz. Ama iş fiilen bittiğinde proje ağırlığıyla fiili ağırlık aynı çıkmaz.

Bir örnek kuralım. RFQ'nuz 600 ton. Bir tedarikçiyle anlaştınız, ERP'de 600 tonluk kayıt açtınız, onayları aldınız. Üretim ve sevkiyatlar bittiğinde 545 ton geldi. Tedarikçi 600 tonun parasını isteyebilir. Ya da 645 ton geldi: bu sefer fazla tonaj nereden çıktı, ek malzeme mi var, yoksa fire mi size yedirildi?

Fire oranı sözleşmeden önce konuşulup fiyata dahil edilmezse, görünmeyen bir gider olarak sizde kalır.

Biz melez bir yöntem kurduk ve teorik ağırlık üzerinden anlaştık. Sözleşmede ödemeye esas tonaj, imalat çizimlerinden hesaplanan tonaj olarak yazıldı. Bu çizimlerin bizim tarafımızdan onaylı olması şarttı. Tedarikçi faturayı bu onaylı çizimlerdeki tonaj üzerinden kesebiliyordu. 600 tonun altında kalırsa sorun yoktu. Üstüne çıkarsa fazlalığın ek malzemeden gelip gelmediğine bakıyorduk.

Burada küçük ama önemli bir ayrıntı var: bu kontrolü masa başında yapamazsınız. Ek malzeme var mı yok mu, yerinde bakmak çok önemli.

2. Çizimi kim hazırlıyor, revizyon gelirse ne olur?

Atölye çizimleri sözleşmede imalatçının işi olarak yazar. Biz kontrol ederiz, onay veririz, ondan sonra imalat başlar. Bu onay aynı zamanda ödemeye esas ağırlığı belirleyen belgedir. Yani çizim onayı sadece teknik bir adım değil, ticari bir karardır.

Revizyon çıkarsa fiyat değişmez, çünkü anlaşmamız ton üzerinden birim fiyatladır. Tedarikçi fiyat yerine süre ister. Teklif aşamasında bu yüzden "revizyonda süre uzatımı nasıl hesaplanacak?" sorusunu da sormaya değer. Çizim hatası yüzünden bir sorun yaşamadık.

3. Çıkış kontrolü yapılmayan ürün: pahalı ders

İmalatı biten ürünler, imalathaneden çıkmadan önce bir kalite kontrol ekibinden geçmelidir. Ekip, ürünün imalat resimlerine uygun olup olmadığına ve kaynakların doğru yapılıp yapılmadığına bakar. Çıkış izni ondan sonra verilir. Ne olursa olsun.

Biz bunu bir projede yapamadık.

Orta Asya'daki bir proje için Asya'daki bir imalatçıyla yaklaşık 630 tonluk yapısal çelik işini bağlamıştık. Atölye çizimlerini onaylamıştık ve üretim başlamıştı. Ama şirket içindeki bazı aksaklıklar yüzünden kaynak mühendisini ve kalite kontrol ekibini işin başına gönderememiştik.

Tam o sırada şantiye ürünleri acilen istedi. İnşaatlar hep dünde yaşar. Montaja hazır yaklaşık 70 ton çeliği kontrolsüz olarak yola çıkarmak zorunda kaldık.

Çelikler sahaya geldiğinde yaklaşık 50 tonunda kaynak hatası çıktı. Büyük bir kriz yaşadık. Sahada kaynakları söküp yeniden yapmamız gerekti ve üzerine boya masrafı çıktı.

Bu maliyeti işverene yansıtamadık. İmalatçıya yansıtmak istedik, yanaşmadılar. Sonunda fabrikayı değiştirdim. Sonuç iyi oldu, çünkü çok daha iyi bir tedarikçiyle çalışmaya başladık. Ama bunu bir tavsiye olarak değil, pahalıya ödenmiş bir sonuç olarak anlatıyorum.

O günden sonra sözleşmelerimizde ve süreçlerimizde şunlar var:

• İmalathane çıkışı için yazılı kalite onayı.
• Kontrol ekibi gelmeden sevkiyata izin verilmemesi.
• Hatalı işin maliyetinin tedarikçiye yansıyacağına dair madde.
• Kendi imalathanemizden her gün fotoğraflı ve videolu kayıt istemek.
• Biz gidemiyorsak mutlaka bir üçüncü taraf denetçi göndermek.

Hızlı olmak için atladığınız kontrolün bedeli, kazandığınız günden büyük olabilir. Biz bunu 70 tonun 50 tonuyla öğrendik.

4. Boyayı nerede yaptırmak daha mantıklı?

Boya, yola çıkan malzemenin yüzeyini korumak için gerekiyor. İlk başta varış ülkesindeki yerel bir boyacıyla, belirli mikron ve boya kalitesinde anlaşıp işe öyle başladık.

Sonra bu düzenin vakit kaybettirdiğini gördük. İyi paketlenirse malzemeyi imalatçının ülkesinde boyalı olarak alabileceğimizi düşündük ve bir tır denedik. Tır sorunsuz geldi. Bunun üzerine boya dahil tüm işi imalatçıya verdik.

Paketleme konteyner tipinde yapılıyor: ürünler poşetlenip sabitleniyor ve vinç ya da forklift ile tek seferde kaldırılabiliyor. Boyalı yüzeyin yükleme, nakliye ve boşaltmada zarar görmemesi bu paketlemeye bağlı.

Maliyet de imalatçı lehineydi. Boya malzemesinde yaklaşık yüzde 20, işçilikte yaklaşık yüzde 10 daha ucuzdu. Yani değişiklik hem zamandan hem paradan kazandırdı. Üstelik büyük bir değişikliğe tek bir tırla başlamak riski küçülttü.

5. Para ne zaman, hangi güvenceyle çıkıyor?

Ödeme planımız şöyleydi:

• Yüzde 40 peşin.
• Yüzde 20 ilk sevkiyattan sonra.
• Yüzde 40 hakediş (progress payment) ile.

Peşinat tutarı kadar banka teminat mektubunu her zaman alırız. Peşinat tedarikçiyi işe bağlar ama riski size yükler. Teminat mektubu bu riski azaltır.

Fiyat artışı için sözleşmede LME'ye bağlı bir madde vardı. LME fiyatı artı ya da eksi yüzde 20 oynarsa, iki tarafın da birim fiyat üzerinden yeniden pazarlık yapma hakkı doğuyordu. Fiyat otomatik değişmiyor, pazarlık hakkı doğuyor. Önemli olan, bunun iki yönlü olması: çelik fiyatı düştüğünde de alıcı pazarlık hakkına sahip.

Teklifleri yan yana koyarken

Bu yazı bir kontrol listesi değil, ama deneyimimden çıkan şu beş soru teklifleri okurken işe yarıyor:

1. Ödemeye esas ağırlık hangisi ve onu kim onaylıyor?
2. Atölye çizimlerini kim hazırlıyor, revizyonda fiyat mı süre mi değişiyor?
3. Ürün fabrikadan çıkmadan önce kim, hangi yazılı onayla kontrol ediyor?
4. Boya fiyata dahil mi, nerede ve hangi şartlarla yapılıyor?
5. Peşinatın teminatı var mı, çelik fiyatı oynarsa ne oluyor?

Birim fiyat bu sorulara cevap vermiyor. Sözleşme veriyor.